Het SharePoint dilemma

Er zijn minimaal twee manieren van denken en doen, die van het management en die van de medewerkers. En wat hieraan interessant is, is dat deze twee manieren van denken vaak helemaal niet op elkaar aansluiten. Het management denkt op een hoog abstractieniveau aan wat er allemaal moet gebeuren om de organisatie goed te laten functioneren. De medewerkers zijn veel meer bezig om hun eigen gestelde doelen van de dag te halen. En dat hoeft echt helemaal niets met elkaar te maken te hebben.

Eigen doelen
Sterker nog, de meeste managers hebben geen idee welke werkelijke doelen hun medewerkers hebben. Ze zien wel de resultaten in hun cijfers terug en denken te weten waar hun medewerkers mee bezig zijn, maar echt weten doen ze niet. Bijna geen enkele manager heeft werkelijk interesse in de dagelijkse doelen van de medewerkers, waarom zou je ook. Dit is geen nieuwe informatie, maar wel een belangrijke constatering wanneer we naar de volgende situatie kijken.

Pijnlijke desinvestering
90% van alle intranetten worden na verloop van een jaar of twee niet of nauwelijks meer gebruikt. Nou zijn intranetten niet heel goedkoop, dus mag je stellen dat het ontwikkelen van een intranet blijkbaar op de lange termijn een pijnlijke desinvestering is. Dit verlies kan oplopen tot enkele tonnen En dan heb ik het nog niet over de teleurstelling en vermoeidheid bij ‘de organisatie’, over weer een IT-project dat niet is gelukt.

De vergissing
Maar hoe komt dat dan toch. De verklaring hiervoor is vaak heel simpel en tegelijkertijd ook ingewikkeld. Een intranet wordt vaak ‘bedacht’ door management. Of het u gaat om management van HR, Communicatie of IT, het is management dat met de beste bedoelingen heeft bedacht dat een Intranet goed is voor iedereen en vooral voor de productiviteit van de organisatie. Maar de organisatie bestaat uit mensen, uit medewerkers.
Diezelfde medewerkers hebben het al heel erg druk en zitten vaak helemaal niet te wachten op een Intranet. Want wat moet ik als medewerker met een intranet? Ik heb helemaal geen tijd en zin om mij daarin te verdiepen, dat kost mij veel tijd en die heb ik niet. Intranetten zijn vaak indrukwekkend groot en complex, ik kan niets vinden dus heb ik er niets aan. En wanneer deze gedachten bij de medewerkers ontwikkelen is het Intranet ten dode opgeschreven. Vanuit een organisatieperspectief een prima oplossing om een intranet te hebben, vanuit een gebruikersperspectief is het een onding dat mij als gebruiker niet gaat helpen.

Intranet als platform
Toch zijn wij het met het management eens dat het Intranet als een kennis- en samenwerkingsplatform veel toegevoegde waarde kan hebben voor een organisatie. Het punt is hoe je dit platform anders aanbiedt aan gebruikers. Zodat de toegevoegde waarde voor de medewerker duidelijk wordt. Daarom ook de populariteit van de digital workplace of digitale werkplek. Deze term laat meteen al zien dat je wilt denken vanuit de gebruiker, de medewerker. Maar let op: alleen de naam veranderen is natuurlijk niet de oplossing. Wel het denken vanuit de gebruikers, zodat deze zo iets heeft van: hee, dat is handig zeg! Ik kan nu veel sneller, beter en handiger mijn eigen doelen van de dag halen, zonder dat ik tijd of moeite hoef te investeren!

Dat is precies wat ons SharePoint reanimatieteam aan onze klanten aanbiedt. Inzicht, roadmaps, diensten en producten die de digitale werkomgeving of intranet ‘omdenken’. Zodat medewerkers nog iets slimmer en productiever zijn. Van een nice-to-know naar need-to-have, een dagelijkse hulp voor al je medewerkers.
En daarmee brengen wij de twee manieren van denken en doen bij elkaar waardoor de medewerkers hun dagelijkse doelen kunnen halen en de organisatie steeds slimmer en productiever wordt.