Meest gestelde vragen van nieuwe SharePoint gebruikers

Publicatiedatum: afbeelding bij

De laatste 2 jaar heb ik met veel frisse, nieuwe SharePoint gebruikers gesproken en samengewerkt. En zijn er tijdens trainingen en workshops behoorlijk wat vragen op mij afgevuurd. En dat zijn niet altijd nieuwe, verrassende vragen. Sterker nog, een groot gedeelte van de vragen blijft terugkomen! Er is veel verbeterd aan de gebruikersvriendelijkheid van SharePoint de laatste jaren maar NEE, nog niet alles is volledig intuïtief. Tot het zover is, hieronder wat antwoorden op vragen die ik vaak tegen kom.

Waar maak ik mijn mapje voor documenten aan?
Nergens! Althans, als SharePoint goed voor je is ingericht. Wat als dat is gedaan, werk je waarschijnlijk met labels en tags. Ooit gehoord van metadata, tagging, documenteigenschappen, taxonomie? Het komt eigenlijk allemaal op hetzelfde neer, en is ontzettend simpel (zodra het kwartje gevallen is).
Iedereen komt wel eens in de supermarkt toch? Wat ik het meest vervelend vind is een bezoek moeten brengen aan een ander filiaal, zeker als ik maar 1 of 2 producten nodig heb. Want dit betekent dat ik moet gaan zoeken of vragen. In ‘mijn’ filiaal weet ik precies welk gangpad en schap ik moet hebben. Het zelfde geldt voor ‘mijn’ eigen mappen structuur, ik weet de weg! Maar zoek je iets op de schijf van een andere afdeling; dan wordt het zoeken of vragen.
Hoe tof zou het zijn als ik in de supermarkt kan roepen om alle fairtrade, chocolade, broodbeleg en het product direct in mijn mandje valt. Niet helemaal realistisch maar digitaal kan dit wel! Je hoeft alleen het etiket (de metadata) van het producten/document in te vullen, en alles is op iedere manier voor iedereen te vinden!

Wanneer ik direct wil opslaan vanuit Office (Word, PowerPoint, …) kom ik SharePoint niet tegen!
Ai ai ai, dat klopt helemaal maar dit probleem is gelukkig heel simpel op te lossen. Je moet eenmalig in SharePoint aangeven welke biebs je graag gebruikt. Navigeer naar de bibliotheek die je moet hebben (gewoon in de browser) en klik bovenin op het tabje ‘bibliotheek’. Er verschijnt een lint met veel opties, zoek ‘verbinden met Office’ en klik! Probeer het nu nog eens…?

Alles digitaal he? Hoe kan ik het beste mijn notitieblok vervangen?
OneNote, ik ben fan! Ik heb inmiddels meer dan 10 notitieblokken aangemaakt, voor zo’n beetje alles. Ze staan allemaal netjes gestructureerd bij elkaar, en ik heb ze altijd bij me. Op mijn laptop, tablet of telefoon. De meeste zijn gedeeld met collega’s, dat scheelt een hoop tijd aan notuleren en overdracht!

Maar kan nu dan iedereen mijn document al zien, terwijl het nog niet af is?
Klopt, persoonlijk vind ik dat heel prettig. Collega’s kunnen mij op ieder moment bijsturen (en eventueel taalfoutjes verbeteren!). Maar natuurlijk, ik snap dat het best een drempel is, je conceptversie laten zien, terwijl je er zelf nog misschien niet zo zeker van bent. Dat maakt werkafspraken met collega’s extra belangrijk.
Gebruik bijvoorbeeld een afspraak over versiebeheer: ‘Wanneer het document een secundaire versie heeft (0.1, 0.2, 2.1) nog niet gebruiken/versturen, primaire versies (1.0, 2.0) zijn af!’

Wat als iemand anders MIJN document ‘verprutst’?
Geen paniek, versiebeheer binnen SharePoint is super. Heeft iemand anders jouw document als laatst gewijzigd? En ben je het er eigenlijk niet mee eens? Pak het versiebeheer erbij en je ziet precies wat er veranderd is. En je kan jouw laatste versie weer bovenop de versiestapel zetten.

Waarom moet ik al die velden invullen om wat op te slaan?
Je vult de velden niet in om op te slaan, maar juist om terug te vinden! (Zie ook vraag 1) Je vult de velden is zodat je fairtrade, chocolade, broodbeleg tegen die SharePoint omgeving kan roepen.
Met filteren, groeperen en sorteren (de heilige drie-eenheid tijdens trainingen) vind je vervolgens al je informatie (en die van anderen) terug.
Maar vooruit, als je overbodige velden moet invullen (of velden waarvan je denkt dat SharePoint die zelf zou moeten weten), nee dat verdient niemand! Misschien even naar de inrichting (laten) kijken…?

Meer dan document management
Mmm, ik merk dat de meeste vragen nog steeds over SharePoint als document management systeem gaan. Zonde! Al eens geprobeerd dat vakantierooster wat je met collega’s deelt in een SharePoint lijst te gieten? Wat een voordelen en een hoop tijd scheelt dat!

 

Kennis van