Samenwerken in Office 365: hoe zit dat nu met Groups en Teams

Publicatiedatum: afbeelding bij

Microsoft heeft in 2014 Office 365 Groups en recent Microsoft Teams uitgebracht. Beide applicaties zijn gericht op samenwerken. Wat doen ze, wat zijn de verschillen en overeenkomsten, wanneer gebruik je wat en waar staan ze in het huidige Office 365 landschap.

Terminologie

Het lastigste van de nieuwe functionaliteiten die Microsoft heeft uitgebracht is de terminologie. In het kort hierbij een beschrijving per onderdeel, daarna ga ik in op de functionaliteit.

Office 365 Groups

  • Je kunt dit het beste zien als een groep in zijn basis. Het leeft alleen maar in het Azure Active Directory (AD) en kent geen enkele andere functionaliteit behalve dat deze gebruikt kan worden in alle andere applicaties van Office 365.

Outlook Groups

  • Bij het aanmaken van een outlook Group wordt een Office 365 Group gemaakt en deze wordt verrijkt met extra functionaliteiten zoals SharePoint, Planner, Skype en een gedeelde inbox/calender. In deze gedeelde inbox kunnen conversaties plaatsvinden op basis van email.

Microsoft Teams

  • Hetzelfde als Outlook Group, alleen de chat mogelijkheden zijn uitgebreider en zijn niet meer gebaseerd op email. Ook de manier om deze functionaliteit te benaderen is niet via Outlook, maar via een aparte applicatie en website.

Office 365 Groups

Een Office 365 Group is een groep in een Azure Active Directory. In de groep kan je personen toevoegen op basis van hun emailadres. Je kan gebruikers van je Office 365 tenant toevoegen zolang ze een mailbox hebben. Daarnaast kan je ook nog gasten toevoegen op basis van hun emailadres.
De externe personen kunnen gebruik maken van de applicaties waar de groep gebruikt wordt. Maar wel beperkt. Microsoft Planner is bijvoorbeeld nog niet te delen met externen, maar SharePoint wel.
Het is ook mogelijk om dynamisch groepen te laten vullen met behulp van regels. Je kan bijvoorbeeld regels maken dat een groep gevuld moet zijn met alle mensen die een bepaalde functie hebben. Het dynamisch vullen van een groep kan alleen met ‘Azure premium’.

Het is niet mogelijk om een Office 365 Group te nesten met een andere Office 365 groep of te vullen met een Active Directory groep.

Outlook Groups

Outlook Groups is een manier om met behulp van Outlook een aantal services te combineren. Outlook Groups kunnen worden aangemaakt vanuit Outlook. Als je een groep aanmaakt dan wordt er een Office 365 Group aangemaakt. Deze wordt gekoppeld aan een gedeelde inbox, een gedeelde kalender, planbord, een OneNote notitieboek en een SharePoint site

Als je de groep bekijkt in Outlook zal je naast een gedeelde inbox en kalender ook een aantal andere applicaties zien. Deze applicaties zijn verbonden aan de Outlook Group. Je kan deze dan ook terugvinden in de applicaties waar je deze gebruikt. Via het menu bovenin bij elke applicatie in de online variant kan je ook makkelijk heen en weer switchen tussen de verschillende applicaties.

Je kan via dat menu ook extra applicaties koppelen aan de groep op basis van verbindingen (connectors). Met behulp hiervan kunnen andere services en informatie worden verbonden. Dit kunnen Microsoftservices (zoals Yammer) of oplossingen van derde partijen zijn. In deze snelgroeiende lijst staan op dit moment rond de 80 services, zoals Google Analytics, Facebook Pages en Twitter. Door al deze verbindingen is het mogelijk om een plek te maken waar alles samen kan komen. Als je een connector toevoegt dan zal de informatie van de connector worden weergegeven in die locatie.

Als je meer informatie zoekt over Outlook Groups kan ik Rogier’s blog aanbevelen. Let wel op: ten tijde van deze post was er nog verwarring over de naamgeving van de functionaliteit. Dus waar hij Office 365 Groups beschrijft, is dat in hedendaagse termonologie Outlook Groups.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is in essentie een groep chatprogramma. Het biedt een plek om over bestanden of onderwerpen te converseren. Dit heeft Microsoft gebundeld in een nieuwe applicatie genaamd ‘Microsoft Teams’.

Het Skype team heeft deze applicatie gemaakt en dat merk je. Het chatten en skype integratie is goed. Ze integreren ook de agenda functionaliteit van Outlook goed, met mogelijkheden om een agenda afspraak in te plannen vanuit de applicatie.
De andere toevoegingen zoals Planner en het bestanden overzicht zijn wel toegevoegd, maar daar kan nog veel aan verbeterd worden.
Het is onduidelijk waar het planbord staat dat te zien is in Microsoft Teams. Binnen Planner kan je het planbord niet terugvinden, alleen de taken die op je naam staan vind je terug.
In het bestanden overzicht is er een overzicht van bestanden met alleen maar type, naam, gewijzigd en gewijzigd door. Dit overzicht kan niet worden aangepast. Dit is een beperking in de functionaliteit die al bekend is vanuit SharePoint. De standaard kolommen geven niet een duidelijk beeld wat de status van het bestand is. Ik mis bijvoorbeeld de versie dat het bestand heeft, ook al staat versiebeheer standaard wel aan. Ook het jaartal is niet aanwezig bij de gewijzigd kolom.

Chatbots

Standaard zit er de ‘T-Bot’ bij, die eenvoudige vragen van gebruikers beantwoordt. Microsoft is onder andere bezig een ‘Who Bot’ te ontwikkelen, die expertise binnen je organisatie kan aanwijzen. Een vraag als “Wie kan mij helpen bij het maken van een Infographic?” wordt dan beantwoord met informatie uit de Office Graph – de signalen uit interacties tussen gebruikers en documenten – die ook de motor achter Delve is. Organisaties kunnen ook eigen bots ontwikkelen met het ‘Microsoft Bot Framework’ en deze via het ‘Microsoft Bot Directory’ uitwisselen met anderen.

Ook de verbindingen zijn mogelijk met Microsoft Teams, deze komen dan als conversatie in het kanaal terug. De plek waar je het verbindt (in Microsoft Teams of in Outlook Groups) maakt uit waar de connector het resultaat weer gaat geven. Als je het dus in de een toevoegt zal het niet bij de andere ook verschijnen.

Hier moet ik nog wel bij opmerken dat Microsoft Teams nog niet officieel is uitgebracht en nu alleen nog maar in beta beschikbaar is en dus onderhevig is aan veranderingen.

Wat is het verschil?

Binnen het snelgroeiende landschap van Office 365 is Microsoft Teams een voorbeeld van flexibiliteit. Zoals ieder team uniek is, zijn ook de behoeftes rondom een optimale samenwerkingsomgeving sterk verschillend. Microsoft Teams biedt hierin volop mogelijkheden om uit het rijke aanbod van services en applicaties een ideale mix te maken. Zo krijg je standaard alle functionaliteit van Outlook groups ook bij Microsoft Teams, plus een aantal extra functionaliteiten, bijvoorbeeld Power BI en Visual Studio Team Services. Ten opzichte van Outlook Groups geeft Microsoft Teams meer een duidelijk doel weer. Het is ook makkelijk om nieuwe elementen zoals een nieuw planbord toe te voegen aan Microsoft Teams. Dit is nog niet mogelijk in Outlook Groups.
De chats van Microsoft Teams en de conversaties in Outlook Groups zijn niet hetzelfde en ook niet geïntrigeerd. De chats van Microsoft Teams zijn terug te vinden in een kanaal. Er kunnen ook meerdere kanalen onder één team vallen. In Outlook Groups is dit alleen mogelijk in een shared inbox. Dus er is maar een enkele plek waar geconverseerd kan worden in Outlook Groups terwijl je in Microsoft Teams er meerdere plekken voor hebt.

Wanneer wat te gebruiken?

Om te bepalen wat je wanneer wilt gebruiken, let op de volgende aandachtspunten:

  • Je kan Microsoft Teams benaderen via een aparte applicatie of via de website. Outlook Groups is onderdeel van Outlook en dus te benaderen via webmail of de client. Omdat de gebruiker het laatste al gewend is, ligt de drempel lager.
  • De chats in Microsoft Teams zijn vluchtiger en hebben geen duidelijke geschiedenis. De conversaties in Outlook Groups geven een makkelijk overzicht als een nieuwe persoon toegang krijgt. Deze kan gemakkelijk alle conversaties teruglezen.
  • Outlook Groups zijn ideaal als vervanger voor distributielijsten.

Wanneer je wat gaat gebruiken zal neerkomen op voorkeuren, ervaringen met de kanalen en behoeftes binnen de verschillende teams.
Persoonlijk vind ik de functionaliteit van Microsoft Teams wel flexibeler dan Outlook Groups maar in zijn huidige stadium nog niet volledig toereikend om een SharePoint teamsite te vervangen. Zodra de weergave van Microsoft Teams aangepast kan worden met aangepaste velden, dan zal er een grote verschuiving plaatsvinden van SharePoint naar Microsoft Teams. En dan in het bijzonder rondom projecten en het samenwerken in teamverband.

Waar staan ze in het huidige Office 365 landschap

Microsoft Teams en Outlook Groups zijn bedoeld om verschillende onderdelen van Office 365 te combineren. Ze zijn bedoeld om een ruimte te bieden die uniform is en makkelijk te herkennen voor een gebruiker. In dat opzicht is de structuur van Microsoft Teams en Outlook Groups een goede stap om gebruikers een duidelijker beeld te geven waar welke activiteit moet gebeuren. SharePoint kan dat ook, maar is vrijer in te richten en dat kan de herkenbaarheid voor de eindgebruiker in de weg zitten.

Teams en Group zijn laagdrempelig en bieden de mogelijkheid aan gebruikers om hun eigen ruimte te creëren. Dit kan door een beheerder dicht gezet worden als je in je organisatie geen wildgroei wil krijgen.

Omdat Microsoft Teams en Outlook Groups beide niet op de app-launcher staan, geeft dit het idee dat het de bedoeling is om de verschillende applicaties van Office 365 samen te voegen. Ze zijn overstijgend aan de app-launcher.

Conclusie

Office 365 is een snel veranderd landschap, en is te volgen via de roadmap. Er komen ook steeds meer applicaties bij. Deze applicaties zijn makkelijk te integreren binnen Microsoft Teams en Outlook Groups met behulp van de connectors. Hierdoor zijn Micosoft Teams en Outlook Groups een welkome aanvulling op het aanbod. Ze laten de Office 365 suite meer als een compleet product overkomen.

 

Kennis van