Tops en flops van de nieuwe documentbibliotheken in SharePoint

Publicatiedatum: afbeelding bij

Misschien heb je het al gehoord of zelfs al gezien: Microsoft gaat het uiterlijk van de documentbibliotheken van SharePoint veranderen. Dit is voor Microsoft een eerste stap in de richting van het ‘nieuwe’ SharePoint met een intuïtiever uiterlijk, betere mobiele ontsluiting en intelligente interface. Werk je met SharePoint via de Cloud? Dan is dit voor jou dus onderweg.

Zeker als je voor je SharePoint-omgeving veel eigen styling hebt gedaan, kan het nieuwe uiterlijk best even schrikken zijn. Wie echter de tijd neemt om rond te kijken, kan een heleboel voordelen ontdekken. We nemen je graag mee in deze spannende veranderingen en mooie verbeteringen van de nieuwe documentbibliotheken en geven je tips voor hoe je dit kunt laten landen in je organisatie.

O jee, het is helemaal anders!
Dat klopt. Met name voor SharePoint-omgevingen met een eigen styling zal de nieuwe bibliotheek er anders uitzien. De documentbibliotheek wordt nu getoond zoals we dat van OneDrive kennen: met het OneDrive uiterlijk en in blauw met wit. Een geheel andere look dan je van SharePoint gewend was. Had je een eigen vormgeving in de linker- en boven navigatie met kleuren, lettertype en logo? Dan ben je met de nieuwe documentbibliotheek overgeleverd aan de standaard styling. Zonder de huidige herkenbare navigatiestructuur, is het alsof de documentbibliotheek als aparte app wordt geopend in SharePoint. Het past bij de toekomstmuziek van SharePoint met een andere styling van de teamsites, maar is zeker een grote verandering voor gebruikers zoals jij en ik.

Dit vinden wij mooi
Maar het is niet alleen kommer en kwel! Een aantal wijzigingen in de bibliotheek vinden wij veel toegevoegde waarde hebben, let maar eens op de volgende nieuwe features in de documentbibliotheek:

  1. Een nieuw, snel en gemakkelijk lint.
    top1Het lint, dat je kende als uitklapmenu bovenaan de pagina met extra knoppen en mogelijkheden, is vereenvoudigd. Je zet een vinkje voor een document en er verschijnt een kleiner lint dat dynamisch is en alleen de opties toont die van toepassing zijn op dat document. Weg met de moeilijk te vinden ‘tabbladen’ die opties verbergen! Bovendien zijn een aantal minder relevante opties verdwenen, zoals ‘Exporteren naar Excel’ en ‘Bibliotheek bewerken in Designer’.

2. De “i” met informatie over bibliotheek en document. top2Rechts bovenin in het nieuwe lint vind je een info-knop. Ook hier is de getoonde informatie afhankelijk van wat je selecteert. Selecteer je niets, dan vind je informatie over de gehele documentbibliotheek en de recente activiteit hierin. In één oogopslag zie je wie welk document heeft bewerkt, heeft aangemaakt of verwijderd.

Na selectie van een document geeft de info-knop informatie over dat specifieke document. Denk aan de bekende preview (voorvertoning) van het document, de mogelijkheid om het document te delen en een overzicht van de eigenschappen. Een dikke plus: van hieruit kun je de documenteigenschappen ook direct aanpassen!

3. Documenten ‘pinnen’ voor snelle vindbaarheid.
Na het selecteren van een document kun je deze (via het handige snelle lint, onder de 3 puntjes) ook vastpinnen. Dit betekent dat deze altijd bovenaan de documentbibliotheek wordt weergegeven. Dit kan handig zijn om collega’s te attenderen op je document, deze te promoten of het gemakkelijk vindbaar te maken. Vastgepinde documenten worden, met een maximum van drie, als tegels getoond boven de bibliotheek.

top3

4. Koppeling toevoegen aan bibliotheek.
Onder de knop “Nieuw” kun je nu ook kiezen voor “Koppeling” waardoor je in de nieuwe documentbibliotheken ook een link kan plaatsen naar een document in een andere bibliotheek. Erg handig als je wilt verwijzen naar een document in een andere bibliotheek: zo voorkom je kopieën en verschillende versies van bestanden. Nog wel even opletten, want een koppeling naar een document plaatsen betekent niet direct dat mensen met toegang tot de link ook toegang hebben tot het document.top4

5. Werken met documenten lijkt iets meer op explorer.
Waar we ook blij van worden is het persoonlijk aanpassen van kolombreedtes en het selecteren van documenten door een selectievak te maken met de muis. Met de knop ‘Uploaden’ is het mogelijk meer documenten tegelijkertijd te uploaden en het slepen en verplaatsen van documenten gaat makkelijker. Lekker!

Waar moeten we op letten?
De nieuwe weergave van de documentbibliotheken biedt vele handige mogelijkheden, maar sommige dingen zijn toch echt anders. Goed om vooraf te weten welke dit zijn en hoe je hierover kunt communiceren naar je collega’s.

flop1

1. Waar zijn mijn weergaves?
Weergaves van de documentbibliotheek staan niet meer boven de documenten maar rechts bovenin het lint. Naast de bestaande weergaves, geeft SharePoint je ook de optie om de documenten te tonen als lijst of raster (als tegels met een preview weergegeven). Wie de knop “Openen in explorer” kwijt was: ook deze vind je onder de weergaves.
Wat ons betreft niet echt handig omdat het nu een extra klikje kost. Echter, alles wat met weergave van documenten te maken heeft staat nu onder één knop en is dus wel gemakkelijk te vinden.

2. Filteren met net iets meer klikken. Het filteren en sorteren van documenten lijkt minder intuïtief geworden omdat dit niet meer in één klik lukt. Bij het filteren van een kolom op meerdere waardes moet je toch echt de kolom en de filtering aanklikken om het per waarde te filteren.flop2
Aan de andere kant: heb je wel eens iemand uitgelegd hoe je moet filteren op eigenschappen? Zo makkelijk is dit uitklapmenu niet te vinden als je niet weet dat hij bestaat. Het menu vind je in de vernieuwde documentbibliotheken sneller en geeft ook alle filteropties bij elkaar weer.

3. Het is zoeken naar het zoekvak. Links bovenin bevindt het zich. Dat is dus even wennen. Dat je ook niet meer zo gemakkelijk de scope van je zoekopdracht kunt wijzigen is ook jammer. Alleen na het tonen van de flop3resultaten binnen de bibliotheek kun je doorklikken naar de resultaten van de hele SharePoint-omgeving. Wel mooi is het direct tonen van resultaten en details tijdens het typen van de zoekopdracht.

4. Meerdere documenten uploaden door te slepen kost wat extra moeite. Wat wij onze klanten bij het uploaden van meerdere documenten vaak aanraden, is het slepen van deze documenten en vervolgens eigenschappen toekennen met ‘Snel bewerken’. Bij het uitvoeren van deze stappen in de nieuwe ervaring lopen we meteen tegen een aantal dingen aan. Allereerst, als een document met dezelfde naam wordt geüpload, let er dan op dat de melding of je het document wilt vervangen nu wordt weergeven met een rood uitroepteken in de statusbalk (rechts bovenin). Het toont de voortgang van het uploaden van documenten, maar ook meldingen als dit is mislukt of actie vereist.
Vervolgens zijn we gewend dat de documenten zonder waarde in de verplichte velden uitgecheckt worden, en dat lijkt in de nieuwe opzet niet te gebeuren. Ook missen we de knop ‘Snel bewerken’ om de net geüploade documenten van eigenschappen te voorzien: superhandig als je net een groepje documenten hebt toegevoegd die eenzelfde waarde nodig hebben.

Geen nood! Microsoft is nog druk bezig met het verder ontwikkelen van deze nieuwe documentbibliotheekervaring. Alleen al tijdens het schrijven van deze blog hebben we ons stuk meerdere keren moeten herzien vanwege de veranderingen die plaatsvonden. Iedereen mag feedback geven en er kan zelfs gestemd worden op suggesties van gebruikers voor het verbeteren van de ervaring; de feedback-knop vind je rechts onderin. Van bovenstaande zaken kunnen we dus nog aanpassingen verwachten. Onze feedback is in ieder geval al verzonden!

Wanneer gebeurt dit bij mij?
Allereerst is het goed om te weten dat dit alleen automatisch op jouw organisatie van toepassing is wanneer jullie gebruik maken van SharePoint Cloud. Microsoft kan niet per SharePoint-omgeving aangeven wanneer het nieuwe uiterlijk wordt uitgerold. Wel zullen gebruikers zien dat deze verandering eraan zit te komen door de mededeling in de documentbibliotheek. Omgevingen (of specifieke gebruikers) waar ‘First Release’ aanstaat krijgen dit als eersten te zien. Vervolgens is er nog een mogelijkheid terug te gaan naar de klassieke variant. Deze mogelijkheid blijft niet voor altijd beschikbaar, al zien we deze bij OneDrive nog steeds.topflop

Als beheerder is voorlopig ook de mogelijkheid om in te stellen welke variant standaard wordt geboden aan gebruikers. Dit kan in het admin-center van SharePoint bij “Ervaring met SharePoint-lijsten en -bibliotheken”. Standaard staat deze op de nieuwe ervaring om zo gebruikers zo snel mogelijk te laten wennen aan de nieuwe stijl. Want, hoe je het ook wen(d)t of keert, dit is het ‘nieuwe’ SharePoint!

 

Kennis van