DMS in Sharepoint Online: de 6 voordelen

Van een fileshare naar een Document Management System

Van een fileshare naar een Document Management System

Mensen krijgen steeds meer informatie te verwerken, zowel thuis al op het werk. Veel bedrijven zoeken daarom naar manieren om informatie op een gestructureerde manier aan te bieden. Vaak wordt voor de oplossing gekozen om te werken met een fileshare of lokale netwerkschijven, waarop medewerkers alleen de informatie zien waar zij toegang tot hebben. Het nadeel hiervan is dat collega’s niet tegelijk aan één document kunnen werken en iedereen zijn eigen mappenstructuur   heeft. Ook geven verschillende collega’s vaak verschillende namen aan documenten waardoor het erg onoverzichtelijk wordt. Wilt u dit proces stroomlijnen? Stap dan over naar een Document Management System (DMS) in SharePoint Online.

Wat doet een Document Management System (DMS)?

Sharepoint Online biedt een platform om al deze documenten en informatie op een gebruiksvriendelijke manier te ontsluiten en beschikbaar te stellen. In een DMS worden alle documenten automatisch op een zo logisch mogelijke manier ingedeeld. Hierdoor kunnen  alle betrokken medewerkers snel en gemakkelijk bij de juiste bestanden. Zo kan informatie beter worden gedeeld en bewerkt.

Voordelen van DMS in SharePoint Online

Moderne bedrijven kunnen niet meer zonder een geautomatiseerde manier om groeiende stroom van documenten en bestanden logisch in te delen. Dit zijn 3 voordelen van een DMS in SharePoint Online:

  1. Samenwerken aan documenten met collega’s
  2. Overal en op elk device en browser toegankelijk
  3. Eenvoudig terugvinden van documenten

Bent u benieuwd naar alle redenen om de overstap te maken van fileshare naar een DMS in SharePoint Online? Download dan de whitepaper ‘6 redenen om van een fileshare naar DMS in SharePoint Online te gaan’.

Lage kosten en geen investeringen in eigen opslag

Naast alle voordelen voor de gebruiker zijn er ook voordelen voor de afdeling ICT te benoemen. Het onderhouden van een fileshare kan erg kostbaar zijn.   Maar als u gebruik maak van een DMS hoeft zijn de kosten voor storage en opslag juist laag. Wilt u weten hoeveel u kunt besparen op deze manier? En hoe u de eerste stap kunt zetten naar een DMS in SharePoint Online? Dat en en nog meer leest u in deze whitepaper.

Let op: Dit is een gearchiveerd artikel. Managementbase brengt graag actuele kennis rondom bij u onder de aandacht. Deze vindt u hiernaast.

Partner

ETTU

ETTU helpt organisaties bij de digitale transformatie en journey to the Cloud door de inzet van Microsoft Azure, Office 365 en .NET. Samen met jouw organisatie transformeren wij Microsoft technologie in zakelijk voordeel. Hierbij profiteer je van meer dan 10 jaar Microsoft ervaring en o.a. ons Cloud Productivity partnership met Microsoft.

Profiel ETTU ›
 
 
 

Regelmatig de meest interessante whitepapers, webcasts, events en praktijkcases in uw inbox? Schrijf u dan in voor de nieuwsbrief:

Uw inschrijving is geregistreerd. Hartelijk dank voor uw aanmelding.