De meeste grote bedrijven vertrouwen te zwaar op de gedeelde schijven en e-mail als primaire methoden om documenten te delen en op te slaan. Waar deze oplossing effectief werkt bij gematigde hoeveelheid documenten, kan niet voldoen aan de eisen van de meeste bedrijven. De hoeveelheid documenten neemt tegenwoordig exponentieel toe, met als resultaat dat document managementkosten omhoog schieten en relevante informatie niet meer gevonden kan worden.

Document management oplossingen zijn dan alleen een database vergaarbak voor ongestructureerde content. Complete document management oplossingen adresseren elke fase van de document lifecycle, van creatie via archivering naar verloop. Dit concept, genaamd document lifecycle management, maakt het voor bedrijven mogelijk om efficiënt en effectief hun groeiende bestand aan documenten te kunnen managen.

Ondanks de vele document management oplossingen die er op de markt zijn die pochen met end-to-end lifecycle management, zijn er weinig organisaties die het succesvol kunnen inzetten. Altijd al zijn document management oplossingen lastig geweest en gescheiden van de standaard tools en processen. Het resultaat is dat gebruikers geen zin hebben om de extra handelingen uit te voeren die nodig zijn om aansluiten op document management beleid en standaarden. In een normale organisatie worden document lifecycles alleen geautomatiseerd en gemanaged als een document officieel is gepubliceerd. Het resultaat is dat het document management beleid allen wordt toegepast op een deel van de documenten, voor een deel van de lifecycle.

Microsoft heeft gereageerd op deze uitdagingen door het leveren van een geïntegreerde oplossing dat document management mogelijk maakt voor alle werknemers. Door te herkennen dat de document lifecycle begint bij het aanmaken van een document en stopt bij verwijdering, kan deze bedrijfsstandaard organisatiebreed ingevoerd worden. Het resultaat is minder management kosten en minder corporate risk.

Dit artikel is gepubliceerd i.s.m. ETTU

De meeste grote bedrijven vertrouwen te zwaar op de gedeelde schijven en e-mail als primaire methoden om documenten te delen en op te slaan. Waar deze oplossing effectief werkt bij gematigde hoeveelheid documenten, kan niet voldoen aan de eisen van de meeste bedrijven. De hoeveelheid documenten neemt tegenwoordig exponentieel toe, met als resultaat dat document managementkosten omhoog schieten en relevante informatie niet meer gevonden kan worden.

Document management oplossingen zijn dan alleen een database vergaarbak voor ongestructureerde content. Complete document management oplossingen adresseren elke fase van de document lifecycle, van creatie via archivering naar verloop. Dit concept, genaamd document lifecycle management, maakt het voor bedrijven mogelijk om efficiënt en effectief hun groeiende bestand aan documenten te kunnen managen.

Ondanks de vele document management oplossingen die er op de markt zijn die pochen met end-to-end lifecycle management, zijn er weinig organisaties die het succesvol kunnen inzetten. Altijd al zijn document management oplossingen lastig geweest en gescheiden van de standaard tools en processen. Het resultaat is dat gebruikers geen zin hebben om de extra handelingen uit te voeren die nodig zijn om aansluiten op document management beleid en standaarden. In een normale organisatie worden document lifecycles alleen geautomatiseerd en gemanaged als een document officieel is gepubliceerd. Het resultaat is dat het document management beleid allen wordt toegepast op een deel van de documenten, voor een deel van de lifecycle.

Microsoft heeft gereageerd op deze uitdagingen door het leveren van een geïntegreerde oplossing dat document management mogelijk maakt voor alle werknemers. Door te herkennen dat de document lifecycle begint bij het aanmaken van een document en stopt bij verwijdering, kan deze bedrijfsstandaard organisatiebreed ingevoerd worden. Het resultaat is minder management kosten en minder corporate risk.

Dit artikel is gepubliceerd i.s.m. ETTU