Records management is het identificeren, classificeren, archiveren, preserveren en vernietigen van records volgens een set van vooraf gedefinieerde standaarden. De voornaamste drijfveer achter record management oplossingen is het reduceren van risico’s door verbetering van regulatory en corporate compliance.

Waar strakke regelgeving in het verleden altijd verbonden was met zwaar gereguleerde industrieën, heeft de behoefte aan record management zich door recente schandalen uitgebreid naar alle organisaties. Omdat het risico bij het niet naleven van de regels zulke grote gerechtelijke en financiële gevolgen heeft, is de records management functie veranderd van een administratieve taak naar een set kritische bedrijfsactiviteiten, in het hart van de organisationele taken.

Een van de centrale uitdagingen, voor organisaties die records management implementeren, is brede acceptatie binnen het bedrijf. Dit komt doordat records management in het verleden een gespecialiseerde rol was binnen de juridische afdeling was, maar nu een algemene taak moet worden voor alle informatiebewerkers. Door records management te zien als een onderdeel van de documentencyclus, kunnen organisatie dit oplossen en inpassen in de organisatie.

Dit artikel is gepubliceerd i.s.m. ETTU