3 tips voor notificaties in Microsoft Teams
Ok, je hebt Teams, maar hoe kom je af van al die (audiovisuele) notificaties en meldingen? Bepaalde meldingen zijn handig en leuk. Maar het ontvangen van alle meldingen is lang niet prettig en werkt vaak contraproductief. In deze blog nemen we je mee aan de hand van drie tips om in je werk goed op de hoogte blijven en tegelijkertijd niet continu gestoord worden van alle meldingen.
Tip 1: Stel alleen de noodzakelijke notificaties en meldingen in.
In Teams kan je onder jouw eigen account de meldingen en instellingen aanpassen. Zoek daarbij naar een balans in ‘op de hoogte blijven van wat er speelt’ en toch ‘ongestoord je ding kunnen doen’. Daarom raden we je aan de banner notificatie optie zoveel mogelijk te mijden. Gebruik de banner optie vooral voor ‘persoonlijke meldingen’, ‘chat berichten en ‘vergader notificaties’. Zo houdt je focus en productiviteit.
Waar stel je dit allemaal in?
Ga naar je persoonlijke Instellingen door rechtsboven in de Teams app op jouw profielfoto te klikken. Klik vervolgens op Meldingen. Daarnaast kan je ook op kanaalniveau in een bepaald team specifieke meldingen beheren.
Check ook dit handige instructiefilmpje over het instellen van meldingen in Teams:
Tip 2: Schakel notificaties uit in conversaties
Ben je vaak betrokken in conversaties of start je er zelf er geregeld eentje? Dan krijg je veel meldingen binnen als collega’s reageren. Wist je dat je per conversatie kan instellen geen meldingen meer te willen ontvangen?! Dit zorgt voor rust, zonder bij iedere reactie van een collega op de hoogte te worden gesteld.
Net als het dempen van een microfoon in een videochat ontvang je bij het uitschakelen van meldingen voor een kanaalgesprek geen updates meer voor dat specifieke gesprek.
Waar stel je dit allemaal in?
Ga naar het betreffende team in het linker menu onder Teams, klik op vervolgens op het juiste kanaal en klap het context menu uit. Onder Channel notifications kan je de gewenste instellingen aangeven. Je hebt twee standaard instellingen en een mogelijkheid voor specifieke instellingen.
Tip 3: Zet je badge count uit op de mobiele app
De beste tip om niet verslaafd te raken aan notificaties, meldingen en updates, is het uitschakelen van de ‘badge count’ op de mobiele app. Je kent ze wel, van die bolletjes bij de app icoontjes die het getal tonen van het aantal ongelezen berichten. Gewoon lekker uitzetten in de instellingen van je mobiel, dan hoef je er ook niet meer naar te kijken en worden je gedachten ook niet onbewust afgeleid. Zo houdt je focus, blijf je productief en worden je gedachten ook niet onbewust afgeleid.
Waar stel je dit allemaal in?
De volgende uitleg is voor iPhone gebruikers. Ga naar Instellingen in de iPhone, ga naar de specifieke Teams app door helemaal naar beneden te scrollen. In de app instellingen ga je naar Berichtgeving en zie je het overzicht van instellingen voor meldingen. Zet hier de optie Badges uit.
Gouden tip: doe gelijk de optie Geluiden uit. Dan kan je nog minder ongestoord in je werk.
Nieuwsgierig?
Nieuwsgierig naar nog meer tips? Kunnen wij ons voorstellen. Microsoft heeft een zestal essentiële tips over meldingen netjes op een rij gezet:
6 dingen die je moet weten over meldingen
Microsoft heeft daarnaast op hun website en product website nog veel meer tips staan die je kan raadplegen, check de volgende links.
- Microsoft Tips – Teamsmeldingen
- Microsoft Office Support – Alle handelingen en uitleg
- 16 essentiële keyboard sneltoetsen
In deze video somt Bram de drie tips nog eens kort voor je op.