5 adviezen om de digitale werkplek van 2019 te faciliteren
De digitale werkplek ontwikkelt zich steeds verder en het belang ervan wordt groter voor medewerkers. Office 365 ontwikkelt zich continu door. Door de komst van Artificial Intelligence wordt de medewerker veel sneller ondersteund in repetitieve taken. Als IT-manager of digital workplace manager ben jij verantwoordelijk voor het faciliteren van de digitale werkplek. Maar wat betekenen de laatste ontwikkelingen voor de digitale werkplek anno 2019? We geven je 5 adviezen om de digitale werkplek van 2019 te faciliteren.
1. Zonder sterke basis geen succesvolle werkplek
Om een flexibele digitale werkplek te faciliteren, is als eerst een sterke basis nodig. Deze basis bestaat uit de juiste mix van platformen, systemen en applicaties. Hiervoor geldt, de ene organisatie is de andere niet. Onderzoek wat een passende mix is binnen jouw organisatie. Een formele grote organisatie behoeft bijvoorbeeld een andere mix dan een informele MKB-organisatie. Wanneer je helder hebt wat de wensen en behoeften zijn, ben je klaar om de digitale werkplek in te richten. Hoe je de digitale werkplek optimaal inricht en adoptie creëert, lees je in deze whitepaper.
2. Slimme en geautomatiseerde werkplekken
In 2019 zal meer focus liggen op het slimmer maken en automatiseren van de werkplek. Technologie komt steeds meer in dienst te staan van de mens. Uit onderzoek van Aruba/HPE blijkt dat 71% van de werknemers van mening is dat de werkplek van de toekomst volledig geautomatiseerd zou moeten zijn. Het helpt ons productiever te zijn en meer plezier uit ons werk te halen. 93% van de werknemers geeft dan ook aan dat een toenemend gebruik van digitale technologieën leidt tot een betere digitale werkplek. Investeer daarom in open en programmeerbare systemen. Flexibele systemen voor werkplekken worden steeds populairder. Een groot voordeel hiervan is dat deze systemen innovatie en automatisering ondersteunen. Een voorbeeld van een flexibel systeem is Office 365, een cloud-based systeem dat mee innoveert met de digitale werkplek.
3. Optimale gebruikerservaring met Artificial Intelligence
Een goede digitale werkplek draait niet alleen om de innovatieve techniek aan de achterkant. Een digitale werkplek moet voor werknemers vooral laagdrempelig en gebruiksvriendelijk zijn. Artificial Intelligence technologie ontwikkelt zich snel en draagt bij aan de kwaliteit van de digitale werkplek. AI stelt werknemers in staat om productiever te zijn, met name voor repetitieve taken zoals het invullen van de urenregistratie, schema’s en ander papierwerk. Toegespitst op Office 365, betekent dit een applicatie als Outlook, Word of My Analytics de gebruiker proactief ondersteunt met begeleiding en uitleg. De applicatie stuurt met behulp van Artificial Intelligence ondersteunende informatie in de vorm van een introductie, suggestie, tip of video. Outlook kan bijvoorbeeld zelf taken voorstellen, zoals een meeting efficiënter plannen of verzetten naar een tijdstip dat voor alle deelnemers schikt.
4. Bepaal voor iedere doelgroep de juiste functionaliteiten
Een ander onderdeel van de slimme digitale werkplek zijn de applicaties. Werknemers hebben er baat bij als de applicaties aangepast zijn op de organisatie. Een grote hiërarchische organisatie behoeft andere applicaties dan een kleine informele organisatie. Daarbij is het van belang dat de tools aansluiten op de strategische visie. Zomaar tools introduceren zonder na te denken of dit bij de huidige strategievoering past, gaat geen succesvolle tools opleveren. Alleen tools die passen bij de strategie, up-to-date zijn en waarbij een logische onderlinge samenhang is, hebben kans van slagen. Een hulpmiddel om de wensen en behoeften binnen jouw organisatie in kaart te brengen, is de doelgroepen-piramide. Met behulp van deze piramide bepaal je welke tools effectief zijn voor individuen, teams en de gehele organisatie. Voor elke laag in de doelgroep zijn andere applicaties geschikt. Zie onderstaande afbeelding voor alle lagen in de doelgroepen-piramide en lees er meer over in deze whitepaper.
5. Van de digitale werkplek naar het moderne werkleven
Voorgaande jaren gingen de trends veelal in op het optimaliseren van de digitale werkplek voor verschillende devices. Anno 2019 werken we op ieder device vanaf elke locatie. Applicaties bieden voor alle devices en browsers dezelfde ervaring, waardoor overschakelen van het ene naar het andere device makkelijk is. We proberen alleen privé en zakelijk nog zoveel mogelijk gescheiden te houden. Maar wat nu als de combinatie van beide het leven efficiënter maakt? We gaan een verschuiving zien van de digitale werkplek naar het moderne werkleven. Dit houdt in dat we ons zakelijk- en privéleven meer gaan integreren, waardoor de beste work-life benefits naar voren komen. We ontvangen nu bijvoorbeeld zakelijke en privé mail op twee aparte platformen, terwijl integratie in één applicatie efficiënter is. Ook de zakelijke en privé agenda zullen meer geïntegreerd worden. Microsoft speelt hierop in en introduceert in 2019 Teams voor thuis. Hiermee kunnen medewerkers binnen hun gezin de agenda’s makkelijk naast elkaar leggen, de gemeenschappelijke agenda beheren en gezamenlijke documenten uploaden en updates delen. Velen integraties tussen het zakelijk- en privéleven zullen volgen om het werkleven efficiënter te maken.