7 oorzaken en oplossingen voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven

Bij productie draait alles om ritme. Het ritme van de ploeg, de lopende band, de planning, de orders. Om het juiste ritme te houden is communicatie binnen en tussen teams essentieel. Betrokkenen moeten op de hoogte zijn van de capaciteit, taakverdeling en eventuele problemen, zodat alles blijft lopen. In de praktijk schiet communicatie tussen collega’s en teams helaas vaak tekort of kost het veel tijd. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven en belangrijker: hoe je dit kan oplossen.

1. WAAROM WIST IK DAAR NIET VAN?

Het is lastig om betrokkenen up-to-date te houden over alles wat speelt rondom het proces, bij andere teams en binnen de organisatie. Dienstwisselingen, werken met fulltime- en parttime medewerkers, structureel tijdsgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet makkelijker op. Memo’s worden niet gelezen, niet iedereen is actief in de groeps-chat, mailtjes worden over het hoofd gezien en soms wordt belangrijke informatie niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Hierbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en wordt alle informatie gedeeld.

2. IK WIST NIET DAT ER HAAST ACHTER ZAT…

Alles heeft een deadline en zeker binnen productie organisaties. Maar omdat er binnen de productielijn veel teams aan verschillende onderdelen werken, is het niet altijd even duidelijk wie welke deadline heeft. Of sterker nog, wie welke deadline in de gaten houdt. En wat gebeurt er wanneer de planning verandert? Hoewel verwacht mag worden dat elke collega de eigen planning en deadlines in de gaten houdt, gebeurt dit niet lang niet altijd. Zorg er daarom voor dat het voor iedereen duidelijk is wanneer de planning verandert of wanneer er een deadline aankomt. Dit kan door de planning beschikbaar te maken op een centrale plek die laagdrempelig toegankelijk is voor betrokkenen. En zorg ervoor dat er meldingen zijn wanneer er iets gebeurt of verandert in de planning. Op deze manier houdt iedereen de planning op zijn netvlies en vermijd je ruis op de lijn. Wij adviseren bedrijven hiervoor gebruik te maken van Microsoft Teams, een online samenwerkingshub waarin conversaties tussen collega’s en teams plaatsvinden, bestanden worden gedeeld en bedrijfsapplicaties toegankelijk zijn. Wanneer je binnen deze omgeving de planning beschikbaar maakt, kunnen op deze plek gesprekken tussen alle betrokken plaatsvinden over dit onderwerp. Met behulp van handige apps en connectoren kunnen bovendien notificaties ingesteld worden zodat betrokkenen op de hoogte gesteld worden als er veranderingen in de planning plaatsvinden. Zo is iedereen altijd op de hoogte.

3. WAT ZIJN OOK ALWEER DE INLOGGEGEVENS?

Productiemedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze alle inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Dit is geen ideale situatie, want behalve dat het onveilig is om met jan-en-alleman wachtwoorden te delen, werkt het inefficiënt. Een oplossing hiervoor zijn online wachtwoordkluizen. Deze kluizen documenteren de inloggegevens met één druk op de knop in een veilige omgeving en de inloggegevens worden automatisch aangevuld om snel in te loggen. Je hoeft niet meer je wachtwoord te onthouden of op te zoeken, dit doet de wachtwoordkluis voor je. Een andere optie om de frustratie tegen te gaan van inloggen en meerdere systemen gebruiken, is het werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

4. INFORMATIE VASTLEGGEN EN OPZOEKEN

Elke stap wordt vastgelegd binnen een productiebedrijf. Dit is nodig om grip te houden op de processen, de planning, de inkoop, de verkoop en de financiën. Dit betekent dat er voor elke stap administratieve handelingen dienen te worden verricht. Verschillende stappen worden in verschillende systemen gelogd. Om deze administratieve processen efficiënter te laten verlopen is het belangrijk dat de registratie van data dummyproof is, er maximaal geautomatiseerd wordt, systemen aan elkaar worden gekoppeld en communicatie gestroomlijnd verloopt. Voor steeds meer productiebedrijven bewijst Microsoft Teams hiervoor van grote waarde te zijn. Systemen kunnen hier geïntegreerd worden en zijn te koppelen via Connectoren. Door het toepassen van PowerApps en Flows kan gezorgd worden voor een foutloze invoer van data.  En bovendien vinden gesprekken over processen of vastgelegde data plaats op één centrale plek tussen alle betrokkenen.

5. MAIL, MAIL EN NOG MEER MAIL

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Updates, bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijk. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om iets snel af te stemmen. Zorg voor een werkomgeving die de behoeften aan overzicht en directe communicatie faciliteert. Microsoft Teams is zo’n werkomgeving. Een interessante mogelijkheid die Teams onder andere biedt is om mails te laten binnen komen binnen Teams. Bijvoorbeeld alle orders. Zo zien alle betrokkenen de order binnenkomen. De mail met de order wordt direct omgezet naar een chatbericht en de bijlagen worden automatisch opgeslagen in de gemeenschappelijke bibliotheek. Gesprekken over de binnenkomende order vinden vervolgens binnen deze omgeving plaats. Hierdoor worden lange mail trails voorkomen en vinden er dynamische groepsgesprekken plaats. Resultaat: meer snelheid, minder fouten, meer werkplezier.

6. WE APPEN

Mail is niet de meest handige manier van communiceren. Bovendien geven steeds meer mensen er de voorkeur aan om te chatten. WhatsApp is natuurlijk de meest gebruikte app hiervoor. Ook binnen bedrijven wordt het steeds vaker gebruikt. Dit lijkt efficiënt, maar voor een productieorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie, vindt plaats op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Bied medewerkers daarom een alternatief aan waarin alle informatie toegankelijk blijft voor alle teamleden, dus ook voor nieuwe aanwinsten. 

7. GEBRUIK DE EXPERTISE VAN MEDEWERKERS

Een productieplanning komt nooit 100% uit. Hoe graag we dit ook willen, er zijn altijd uitdagingen en problemen die ervoor zorgen dat de planning weer op de schop moet. En bij het tegenkomen van een uitdaging of een probleem, moet je eerst het hele team inlichten, voor een oplossing zorgen, de planning aanpassen en iedereen hier weer van op de hoogte stellen. Dit kan makkelijker. Met Microsoft Teams heb je een directe lijn naar het hele productieteam. Hierdoor kan je niet alleen makkelijk en snel communiceren, maar maak ook direct gebruik van de kracht van je medewerkers voor oplossingen. Stuur een bericht over het probleem, laat het direct zien middels een video of foto die je meestuurt en vraag om ideeën. Is er overleg nodig? Dan kan je direct een audio- of videogesprek starten. Kom je er nog niet uit? Betrek dan andere experts bij het gesprek door ze toe te voegen aan je team. Met een limiet van 2500 leden per team moet het wel heel raar lopen als er voor een probleem geen oplossing wordt gevonden.

Herken je deze oorzaken en ben je geïnteresseerd in de oplossingen?

Lees dan onze whitepaper: 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams.  

Op donderdag 13 september om 16uur geven we het webinar ‘Introductie Microsoft Teams’. In dit webinar ontdek je hoe Teams ervoor zorgt dat samenwerken efficiënter en leuker wordt. Meld je hier aan.