Microsoft Teams als vervanger voor zakelijke WhatsApp groepen?

Publicatiedatum: afbeelding bij

Veel teams en collega’s hebben onderling chat groepen in WhatsApp waarin zowel lol wordt gemaakt als zakelijke informatie wordt gedeeld. Dit gaat zover als het uitwisselen van gegevens over klanten of cliënten, tot aan het delen van wachtwoorden! Eigenlijk kan dit niet, zeker niet in het kader van informatiebeveiliging en AVG.

Hoe ga je hier mee om als organisatie? En is het mogelijk WhatsApp volledig te verbannen als het gaat om zakelijke communicatie?

Ik spreek uit ervaring: het verbannen van WhatsApp is erg lastig!

Eigen ervaring met zakelijke WhatsApp groepen

Als team hebben we zelf een WhatsApp groep. Hier delen we regelmatig zakelijke updates over de status van werkzaamheden maar vooral hebben we veel lol met elkaar. Waarom gebruiken we een app die eigenlijk voor privédoeleinden is zakelijk, als er een mooie toepassing zoals Microsoft Teams bestaat?

Van WhatsApp naar Microsoft Teams

Ik stuur het Debble team aan, vol met technische mensen die helemaal lyrisch worden van nieuwe technologie. Je zou dus verwachten dat wij als eersten de stap van WhatsApp naar Microsoft Teams zouden maken voor onze gezamenlijk chat. Nou, dat was mijn verwachting maar niets bleek minder waar.

Microsoft Teams, WhatsApp en Slack

Dit komt niet door de technologie. Microsoft Teams doet het erg goed als het aankomt op het nabootsen van Slack en WhatsApp. Natuurlijk bedoel ik hiermee niet dat Microsoft de concurrerende oplossingen namaakt. Microsoft realiseert zich gewoon heel goed dat het bijna onmogelijk is om mensen uit een gewoonte te halen. Als er dan een alternatief komt, is het belangrijk dat de manier van werken niet of zo min mogelijk verandert tenzij hier een logische reden voor is. En dat doet Microsoft goed.

Waarom stappen we niet direct over van WhatsApp naar Microsoft Teams?

Wat gebeurt er dan wel waardoor het zo lastig is om over te stappen van WhatsApp naar Microsoft Teams? Nou, mensen hebben in algemene zin gewoon een hekel aan verandering. Echt een diepgewortelde hekel. Het werkt toch goed nu?

Zelfs mijn team, vol met hoog opgeleide mensen die technisch gezien voorop lopen, krijg ik niet zonder slag of stoot over. Ik heb de stok geprobeerd (je weet wel , van de wortel en de stok) door de WhatsApp groep weg te gooien en een nieuwe groepschat te starten in Microsoft Teams. Begonnen ze gewoon nieuwe chat in WhatsApp zonder mij!

De vergelijking: Microsoft Teams versus WhatsApp

Wat ik merkte is dat ze één op één aan het vergelijken sloegen met WhatsApp. “Ik heb niet dezelfde Gif’jes”, “Ik krijg geen meldingen”, “Ik word steeds uitgelogd”. Een hele rits aan smoesjes. Vond ik. Echter, ik realiseer me nu dat ik niet genoeg respecteerde hoe vastgeroest de manier van werken zit en dat ik moet respecteren dat ze dat een fijne manier vinden. WhatsApp is niet voor niets zo groot geworden.

Poging 2: groepschat in Microsoft Teams

Momenteel probeer ik het weer. Nu gewoon als groepschat in Microsoft Teams, los van een Team of een Channel. Dat gaat stukken beter. Het werkt namelijk precies hetzelfde als WhatsApp (ik denk zelfs beter) maar dan zonder het toeziend oog van Mark Zuckerberg C.S…

Waarom werkt het dan precies beter? Nou om te beginnen zijn alle basisvereisten voor een succes aanwezig. Zoals ik al zei lijkt het enorm op WhatsApp. Je kan afbeeldingen, Gifjes en bijlagen versturen. De desktop app en zeker ook de mobiele app werken perfect. Verder kan je binnen een groepschat direct een video of telefoongesprek starten en je scherm delen met de groepsleden. Met name de meldingsopties zijn wat mij betreft beter voor zakelijk gebruik dan van WhatsApp. Je kan chats dempen waardoor je tijdens je werk niet afgeleid wordt, stille uren en dagen instellen waarin je niet gestoord wil worden (bijvoorbeeld buiten werktijd) en meldingen op je telefoon uitschakelen als de applicatie op je computer aan staat. Zeker voor zakelijk gebruik prettige opties.

Wat kunnen we van deze ervaring leren?

Iets wat we al wisten: verandering is de grootste uitdaging van deze tijd. Daarbij: je ben gewoon NIET AVG compliant zolang WhatsApp wordt gebruikt in je organisatie. Het alternatief is er al en het is ontzettend goed. De functies zijn gelijkwaardig of zelfs beter. Dus hoe bewegen we onze mensen over te stappen? Met respect en geduld.
Oh ja, en niet met de stok maar met de wortel.

Wordt vervolgd

Wij gaan met het team gewoon even verder met dit experiment en binnenkort deel ik in een volgende blog de rest van mijn bevindingen. Misschien heeft onze Microsoft Teams groepschat WhatsApp wel volledig vervangen.
Wil je meer weten over dit experiment of heb je vragen? Neem gerust contact op via marketing@debble.com.

Profiel Debble

Debble

Wij leveren geïntegreerde communicatie en samenwerkings oplossingen in Office 365 en SharePoint. Hiermee stellen wij medewerkers in staat meer te bereiken in minder tijd zodat ze kunnen excelleren in hun werk. We doen dat door duidelijkheid te brengen in de steeds veranderende Microsoft toolset.

Profiel Debble ›